Yıllar önce üniversiteden mezun olup kurumsal hayatta işe ilk başladığımızda bizlere öğretilen ilk şey “Ölçemediğimiz bir işi yönetemeyiz” olmuştu. Bize öğretilen felsefe, işletmeleri ve satışı gerçek anlamda yönetmek, hislere dayalı kararlar ile değil, rasyonel analiz ve doğru tespite dayanan kararlar ile mümkün oluyordu. O günden bugüne bu süreç çok daha kompleksleşerek devam etti. Bugün perakendeciliğin geldiği nokta data yönetimi, analiz ve karar destek-iş zekası programları (Business intelligence tools) işletmelerin vazgeçilmez araçları oldular.
Eczacılığın giderek zorlaştığı, iş süreçlerinin daha komplike hale geldiği günümüzde eczacılarımızın modern perakendeciliğin ve işletmeciliğin iş yönetim süreçlerini kendi eczanelerinde uygulaması artık bir zorunluluk haline geldi.
Daha somutlaştıracak olursak; Bugün genelde eczacılarımız hangi verileri düzenli takip ediyorlar? Yüzlerce eczane ile birebir sohbetlerimizde ve çalışmalarımızda gördük ki, eczacılarımız günlük kasa raporu, genel satış verisi, genel stok değeri (adet ya da değer) ve varsa bazı kategori detayında satış gibi çok genel bazı veriler dışında bir kriter takip edip bununla ilgili net aksiyon planları oluşturmuyorlar.
Oysa eczanede her gün muazzam bir veri birikmekte ve ana kategori, alt kategori, marka ve ürün detayında birçok anlamlı veriden çok değerli aksiyon planları alınabilir. Tabi ki bunun için öncelikle sistemdeki tüm ürünlerin bir kategori-alt kategori ve markaya eşleştirilmesi gerekiyor.
Örneğin, en basitinden cironun dipte % 5 küçüldüğü bir durumda sıkıntının nereden kaynaklandığını nasıl bulabiliriz? Ya da % 10 büyüdüğü bir durumda bunu sağlayan şey nedir ki bunu devam ettirebilelim. Soruları çoğaltabiliriz;
- Hangi kategorinin ya da markanın işime (büyüme ya da küçülme) katkısı nedir?
- Ciro artışımın sebebi müşteri sayısı mıdır, gelen kişilerin daha fazla ürün alması mı yoksa daha değerli ürün alması mıdır?
- Stoğum çok ise bunun sebebi hangi kategoriler, hangi markalardır ve hangi ürünlerdir? Ayrıca stok adedi yüksek olan demek ki sorunlu stok mudur? (cevap hayır olabilir, belirleyici unsur stok gün sayısıdır)
- İşimin kategori bazında % kaçını kaç marka yapmaktadır?
Peki hangi kriterlere bakmak olmazsa olmazdır? Kısaca özetlersek; Perakende –reçete satış oranı, ilaç-ilaç dışı satış oranı gibi genel analizlerin yanında gerektiğinde ana kategori, alt kategori ve marka detayına girilebilecek;
- Günlük ya da aylık müşteri trafiği ve Fatura ortalaması
- Büyüme analizleri ve İş payları
- Stok gün sayıları
- Teşhirlerin performansı
- Pareto analizleri (80’e 20 kuralı, verimlilik analizi)
Gibi düzenli takip edilmesi gereken verilerden bahsediyoruz.
Bu verilerin bir kısmı mevcut eczane programlarında var ama bu gözle bakmak ve bu dataları işleyip anlamlı sonuçları oradan çıkarmak gerekiyor.
Tabi ki burada eczacılarımıza da hak vermek lazım, bugün eczacılık aynı anda bir çok işi yönetmek durumda kaldıkları çok daha komplike bir meslek. Dolayısıyla bir yönetici olarak eczacılarımızın önüne bu raporların “kullanıcı dostu” ve “büyük resimden detaya kolayca inilebilen bir formatta” sunulması gerekiyor. Bu konuda sektörün yeni raporlama aracı EYS (Eczane Yönetim Sistemi)’i incelemenizi tavsiye ederim, bu sistem sizlere yepyeni çözümler sunuyor, işinizi ölçmenize ve yönetmenize yardımcı oluyor. (Detaylar için www.eczaneyonetimsistemi.com web sitesini ziyaret edebilirsiniz)
Özetle, geleceğin eczaneleri modern işletmelerin yaptığı gibi işini çok daha iyi ölçebilmeli ve yönetebilmeli, sorunları tespit edip aksiyon alabilmelidir. Bunu yaparken de çok zaman harcamadan kolaylıkla bir sistem içerisinde yapmalı ki asıl işi olan danışmanlığa çok daha kaliteli vakit ayırabilsin.
Sonraki yazımızda bu kriterlerin detayına gireceğiz, şimdilik hoşçakalın…
